【说明】本馆科技查新站查新工作细则，有查新需要的读者请仔细阅读
【制订单位】伯川图书馆
【实施日期】2002
一．查新项目的受理
（一）查新受理的一般原则
（1）由本查新站负责同志接洽查新项目委托，由相关学科专业查新人员正式受理查新；
（2）查新人员受理查新时，应判断待查新项目是否属于查新范围，判断查新项目学科是否属于本查新站受理的专业范围；
（3）有下列情况之一时，本站不受理查新：
①超出本查新站受理的专业范围；
②查新委托人不能明确列出查新项目各个创新点或技术要点；
③查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
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（二）受理程序
（1）正式受理查新时，由查新委托人填写“国家教委科技查新大连工作站查新委托书”；
（2）查新人员提醒查新委托人认真阅读“委托须知”，要求将待查新项目内容全面、准确描述；
（3）请委托者提交待查新项目详细相关背景资料，如：项目申请报告、研制报告、技术背景资料、项目总结报告、相关文献等等；
（4）查新人员与查新委托人认真交流，听取查新项目的情况介绍，了解技术背景，研究内容、研究方法及技术特点，了解待查新项目与同类技术不同之处、创新点；
（5）查新人员与委托人就查新范围、完成报告时间、查新费用等问题达成共识，正式受理查新；
（6）由查新人员填写查新登记表，将待查新项目依次编号登记；
（7）正常查新项目完成时间为5个工作日，如遇查新项目集中、闭馆、网络或设备故障等特殊情况需与查新人员协商，待双方就完成报告日期达成共识，再正式受理查新。
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二．查新检索工作的实施
（一）检索前的准备
（1）明确检索目的；
（2）根据检索目的确定待查新项目的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容；
（3）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；
时间范围应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，可以参考以下原则：
①科研立项查新，从查新之日前推10-15年；
②成果鉴定查新，从查新之日前推10年；
③申报奖励查新，从查新之日前推15年；
④技术咨询及其他类查新，从查新之日前推15-20年。
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（二）检索范围和检索工具的确定
（1）查新人员在明确待查新项目的主要内容后，应根据待查新项目的研究内容确定检索范围，选择检索工具；
（2）对待查新项目的国内文献检索，应根据国内数据库出版的特点，选择科技期刊、科技成果、学术会议、专利、学位论文等多种文献类型数据库进行检索，以防漏检；
（3）对中文数据库的检索，应放宽检索条件，通过人工判断进行相关文献筛选；
（4）待查新项目的国外文献检索，首先选择美国DIALOG或STN系统索引文档进行文献扫描；如果扫描结果中，命中的数据库本馆已有电子馆藏，首选利用本馆所藏电子资源获取文献；本馆未入藏的数据库，仍要通过DIALOG或STN联机获取；
（5）检索词的确定，要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点，并结合同义词、相关词、缩写词、多种拼法、词尾变化等多种情况进行全面检索；
（6）对产品类查新项目，除选择一般文献数据库外，应考虑选择商情数据库及印刷版产品类工具书，以保证查全；
（7）依据查新项目的主题内容及不同的检索工具，正确编制检索策略；
（8）利用本馆电子资源对检索策略进行试检，目的是检验检索策略是否能够准确地检索到与待查新项目相关的文献，了解文献的分布情况，同时检验检索词选取的正确与否；
（9）针对试检的结果，进行调整、修改，避免检索结果为零篇的情况发生；对试检出的文献太多或太少，要在分析课题内容的基础上，从以下几种途径调整检索策略：
①增加或减少检索数据库的数量；
②从数据库设置的其它字段检验检索结果；
③重新选择上位概念或下位概念检索词，以扩大或减小检索范围。
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（三）正式检索
（1）正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行；
（2）查新人员检索出相关文献的题录、文摘后，整理成统一格式的检索附件；对于密切相关文献必须查找原文，作为查新报告的附件。
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三．撰写查新报告
（一）查新报告的主要内容
（1）基本信息：包括查新报告编号、查新项目名称、查新委托人名称、查新委托日期、查新机构名称、查新委托人地址、邮编、电话、传真、电子信箱、查新员、审核人姓名、查新完成日期等等；
（2）查新目的：可分为立项查新、成果查新等；立项查新包括申报各级、各类科技计划、科研课题开始前的资料收集等，成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等；
（3）查新项目的科学技术要点；是指查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等；
（4）查新点及查新要求：是指待查新项目需要查证的内容要点；
（5）文献检索分为及检索策略：列出查新人员对查新项目分析后确定的检索数据库、工具书以及确定的检索式；
（6）检索结果：查新人员应根据查新项目的技术要点，将检索结果分为一般相关文献和密切相关文献；“检索结果”应当反映出通过对所检索数据库和工具书中命中的相关文献的存在情况，并对相关文献的主要论点进行对比分析，并包括下列内容：
①对所检数据库命中的相关文献进行简单描述；
②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别列出
③对密切相关文献，可用原文中的摘要，以附件形式逐篇进行简要描述；
（7）查新结论：查新结论应当包括下列内容：
①相关文献检出的情况；
②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；
③对查新项目新颖性的判断结论；
（8）查新员、审核员声明：包括查新员、审核员签字的声明，声明内容如下：
①报告中陈述的事实是真实和准确的；
②我们按照科技查新规范进行查新，文献分析和审核，并作出上述查新结论；
③我们获取的报酬与本报告中的分析，意见和结论无关，也与本报告的使用无关；
（9）附件：主要包括相关文献的题录、文摘及密切相关文献原文复制件等文献资料。
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（二）查新报告的基本要求
（1）查新报告采用科学技术部规定的规范格式，内容符合查新委托的要求，提交的时间、方式符合双方事先约定；
（2）查新报告应采用描述性写法，使用规范化术语，文字符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求，不使用含义不清、摸棱两可词句；
（3）对查新报告中的分析、技术特点的描述，每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见；
（4）查新人员完成查新报告的撰写后，将查新报告及所有相关材料一并送交审核员进行审核。
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四．查新报告的审核
（1）本站出具的查新报告由本馆馆长审核；
（2）审核人员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；
查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；
选择的检索词及分类栏目是否恰当；
检出的文献是否为同类研究文献；
可比文献是否恰当；
查新员收集到的相关文献是否齐全；
对提出的文献判读是否正确；
查新结论是否客观和准确；
查新报告是否规范；
并向查新员提出审查意见；
（3）经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，如果责任在委托人，则应另付费重查，如果责任在查新人员，则由查新人员负责重查；
（4）审核合格的查新报告，由审核人员签字，盖章。
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五．查新文件归档与数据库登录
（一）查新档案的基本内容
查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
（1）文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
（2）项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
（3）查新档案立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷；
（4）文书档案、项目档案均长期保管。销毁档案须经单位主管领导批准，并建立销毁登记。
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（二）项目档案管理的基本要求
（1）查新人员将查新项目的资料、委托书、查新报告及附件等资料及时存档；每一项查新报告存档包括两种保存档案：纸本档案、电子版档案；
纸本档案包括：委托书、背景资料、查新报告及相关文献全部附件（含密切相关文献原文）；电子版档案包括：查新报告、全部相关文献附件（含密切相关文献电子版全文）；
（2）每一查新项目的存档资料由承担查新的人员负责收集、整理、存档；查新项目完成后，有关该项目的纸本材料集中送交给本站档案管理人员，电子版档案上传到查新站内部档案管理系统；
（3）档案管理人员负责验收、登记电子版及纸本档案，档案管理人员负责建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记。
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